第一条 为进一步规范议题申报流程，提高议题材料质量，促进会议决策水平和决策效率提升，根据《中共吉林大学委员会关于坚持和完善党委领导下的校长负责制的实施细则》（校党发〔2019〕108号）、《吉林大学校长办公会议议事规则》（校发〔2021〕448号）等文件，制定本规程。
第二条 提交校长办公会议的议题，应属于《吉林大学校长办公会议议事规则》（附件1）中的议事决策范围。凡属校领导、职能部门或学校常设委员会、领导小组自身职权范围内决定的事项，一般不提交校长办公会议研究讨论。
第三条 提交校长办公会议的议题，原则上至少于会议召开前两天报送议题材料。
（一）议题材料一般包括：《吉林大学校长办公会议议题审批表》（以下简称“《议题审批表》”）（附件2）、汇报材料、支撑材料等。涉及规范性文件、协议、合同等，需同时提交规范性文件审核意见表、合作协议审批表、合同审批表、法律审核意见书等材料。
（二）《议题审批表》发言人为分管校领导，联系人为具体工作人员，议题名称一般为审议×××事宜、审议《×××》、通报×××、传达××精神并部署×××工作。主要内容为审议事项内容要点。列席人员一般为部门（单位）主要负责人，根据实际需要确定。如议题内容涉及多个单位，须完成部门汇签。议题审批表经分管校领导签字同意后报送校长办公室。
汇报材料应严格参照相应模板（附件3、附件4、附件5）拟订。
支撑材料以附件形式提交，作为必要的补充佐证材料。规范性文件审核意见表、合作协议审批表、合同审批表、法律审核意见书等按主管部门要求填报。
（三）上会材料需同时提交纸质和电子版本。其中，纸质材料仅需1套，《议题审批表》提供原件，规范性文件审核意见表、合作协议审批表、合同审批表、法律审核意见书等提供复印件；除《议题审批表》外，其他材料均需提供电子版，发送指定邮箱。
第四条 按照命名原则，议题可分为“审议”“通报”和“传达落实”三类，审议×××事宜、审议《×××》、通报×××、传达××精神并部署×××工作。
（一）审议类议题汇报材料（附件3、附件4）内容应主题突出、条理清晰、观点鲜明、文字精炼，主要内容应包括4部分：第一部分是基本情况，包括事件背景、政策依据、上级要求等；第二部分是汇报的主要内容，包括工作进展情况、存在的主要问题和建议方案等；第三部分是征求意见情况，包括调研论证情况、专家咨询、合法性审查、部门汇签等；第四部分是提请会议审议的事项，需明确提出拟请会议审议的事项，分条列出。
（二）通报类议题汇报材料应在审议类议题汇报材料基础上说明事项决定时间、进展落实情况。
（三）传达落实类议题汇报材料（附件5）应重点突出、言简意赅、措施有力，确保传达精准、落实到位。
（四）涉及数据清单、对比方案、上级精神、兄弟院校做法等参考资料，可以图表或文字等直观形式列为附件或加入汇报内容，为会议决策提供参考。
第五条 提请校长办公会议审议的事项，应按科学决策、民主决策、依法决策的要求，深入开展调研论证，广泛征求意见，进行合法性审核和审查，做到情况清楚、依据准确、条件成熟，注重针对性和可操作性，各方面意见基本一致。
（一）议题承办单位应充分调研论证、广泛征求意见。对专业性、技术性较强的重要事项，应经过行业专家评估及技术、政策、法律咨询，发挥学校各类常设委员会、领导小组作用，充分论证其必要性、可行性、科学性等。对事关师生员工切身利益的重要事项，应通过教职工代表大会或其他方式，广泛听取师生员工的意见建议。
（二）议题承办单位应当对各方意见的采纳情况在汇报材料中作出说明。
（三）议题承办单位应开展风险评估，对决策的实施在安全稳定、财政金融、生态环境等方面的风险进行重点评估。
（四）风险评估可与调研论证、征求意见等结合进行，相关意见、结论可以相互参照。根据法律法规、规章规定或者决策事项实际情况，议题承办单位认为不需要履行调研论证、征求意见、风险评估等程序的，应当说明理由和依据。
（五）承办单位应充分考虑决策内容的合法性，进行必要的合法性审核，严格遵守法定权限，依法履行法定程序，保证决策内容符合法律、法规和规章等规定。对规范性文件、国内合作协议、合同等类别的议题，应提交法律事务办公室进行合法性审查。
第六条 议题主办单位对议题材料负主体责任，应按照要求起草、送审，并负责修改、提交、印制等工作。提请决定重要事项应请分管校领导与书记、校长、有关校班子成员个别酝酿，充分沟通。重要制度文件、重大工作事项应提前呈报学校领导班子成员审阅后提交。
第七条 校长办公室对议题材料进行预审，重点审核上会依据是否充分，上会程序是否完善，调研论证和征求意见环节是否完备，内容表述是否简洁、清晰、自洽，决策事项和参考建议是否可操作、易执行，等等。审核不合格的予以退回，主办单位完善后重新提交。
第八条 议题坚持“成熟一个，报送一个”，原则上会议召开前2天报送的议题，可列入本次会议；会议召开2天内报送的议题，一般列入下次会议。
第九条 会议坚持并倡导无纸化办公，对可公开内容，一般使用 “校长办公会议管理系统”上传和查看议题材料。如会议材料涉密或不宜公开，主办单位应自行准备纸质材料并现场发放，如需收回应在材料4436x12威尼斯首页左上角标明“会后收回”。
第十条 会议出席、列席人员和会务工作人员应严格落实工作回避制度，遵守有关保密规定。
第十一条 本规程由校长办公室负责解释。
