关于新版会议场馆预约系统上线使用的通知-5657威尼斯

校内各单位：

按照学校《“我为群众办实事”实践活动工作方案》的有关要求，校长办公室以党史学习教育为契机，结合工作实际，针对师生关注度较高的会议场馆预约服务进行了事项梳理和流程优化，完成了新版会议场馆预约系统建设工作。

新版会议场馆预约系统整合了原有会议室预约系统、鼎新大讲堂预约系统，新增了体育馆预约系统，对预约流程进行了全面梳理和整合优化，该系统可以通过pc端或移动端使用，能够更加方便、快捷的服务全校师生预约会议场馆，提高会议场馆使用效率和服务质量。即日起，新版会议场馆预约系统上线使用，原会议室预约系统下线停用，现将有关事宜通知如下：

一、预约范围

序号	分类	会议室名称	人数	显示设备	音频设备	无纸化	备电	视频会议
1	东 荣 会 议 中 心	东荣报告厅	472人	有	有	无	有	有
2		东荣多功能厅	98人	有	有	无	有	有
3		东荣第一会议室	48人	有	有	有	有	有
4		东荣第二会议室	20人	无	无	无	无	无
5		东荣第三会议室	16人	无	无	无	无	无
6		东荣会见室	10人	无	无	无	无	无
7		东荣接待室	14人	无	无	无	无	无
8	鼎 新 会 议 中 心	a236贵宾室	12人	无	无	无	无	无
9		a552	42人	无	无	无	无	无
10		a555	38人	有	有	无	无	无
11		a652	40人	有	有	无	有	有
12		a655	44人	有	有	无	有	有
13		a752	52人	无	无	无	无	无
14		a755	38人	有	有	无	无	无
15		图书馆4楼会议室	190人	有	有	无	有	有
16		图书馆8楼会议室	80人	有	有	无	无	无
17		鼎新大讲堂	1143人	有	有	无	有	有
18	匡 亚 明 会 议 中 心	第一会议室	87人	有	有	无	无	无
19		第二会议室	60人	有	有	无	无	无
20		第三会议室	48人	有	有	有	无	有
21		第一报告厅	68人	有	有	无	无	无
22		第二报告厅	81人	有	有	无	无	无
23	其 他 场 所	国际学术大讲堂	162人	有	有	无	无	无
24		经信报告厅	476人	有	有	无	无	无
25		数学楼报告厅	288人	有	有	无	无	无
26		汽车工程大楼108黎明报告厅	240人	有	有	无	无	无
27		汽车工程大楼214多功能厅	94人	有	有	无	无	无
29	各 校 区 体 育 馆	前卫南区体育馆	羽毛球馆、排球馆、乒乓球馆、台球馆、体操馆
30		宋治平体育馆	排球馆、网球馆、篮球训练馆、健身馆、乒乓球馆、篮球比赛馆、田径馆
31		南岭校区体育馆	篮球馆、体操馆、健身馆、乒乓球馆
32		新民校区体育馆	篮球馆、网球馆、健身馆、乒乓球馆、武术馆
33		朝阳校区体育馆	篮球场地、乒乓球场地、羽毛球场地
32		南湖校区体育馆	篮球场地、羽毛球场地
33		和平校区体育馆	篮球馆、体操馆、乒乓球馆、武术馆

二、预约流程

申请人必须为学校教工，可通过pc端或移动端登录网上办事大厅进入会议场馆预约系统。（会议场馆预约使用指南见附件）

三、会议室预约须知

1.申请人至少提前1个工作日网上提交申请，申请人需预留移动电话号码，以便物业服务人员随时对接。物业服务单位将在1个工作日内完成审核，网上预约提前时间不得超过30天。
   2.报告、讲座、涉及国际交流等各类会议要严格按照学校相关要求，在党委宣传部、国际合作与交流处、保卫处、学校防疫办等部门履行相关审批手续。

3.会议室审核通过后如会议时间有变动，应及时电话通知物业服务单位取消预约。如遇会议室使用冲突，应按照会议的“轻重缓急”服从学校调配。
    4.原有会议室预约系统内的预约数据已经迁移到新版会议场馆预约系统，使用单位可以跟物业服务单位确认，如有其他疑问也可电话咨询物业服务单位，鼎新楼（鼎新大讲堂）所属会议室物业服务单位为明德物业，联系电话：85166501；鼎新楼以外的其他会议室物业服务单位为致远物业，联系电话：85168695。
   四、体育场馆预约须知

1.预约使用只面向校内师生，接受集体活动和大型活动的申请。

2. 100人以内的集体活动，使用单位提交申请后，由体育学院审批；100 人以上的大型活动，由体育学院、保卫处分别审批，同时应到学校防疫办履行相关审批手续。

3.使用单位应至少提前1周于网上提交申请，申请前应先与体育场馆管理单位沟通，以确认使用场地和时间。

4.使用者应遵守场馆的各项管理制度，应严格按照审批的内容开展活动，更改调整内容应重新申请。使用单位应做好组织工作，保证人员安全。

5.场馆审批通过后，如有变动，使用单位应及时联系体育学院取消预约；若时间与体育课、训练及其它重要大型活动发生冲突，要服从体育学院安排。体育场馆活动审批联系人：盛誉，联系电话15144660302。

会议场馆预约系统目前正处于测试阶段，欢迎广大师生提出宝贵意见和建议，我们将不断完善和改进工作，更好的服务全校师生。

附件：会议场馆预约使用指南

校长办公室

2021年6月10日

pc端：

1， 登录网上办事大厅，点击【会议场馆预约】，进入会议场馆预约系统

2， 选择想要预约的会议场馆所在的区域

3， 找到需要预约的场馆，点击【预约】

4， 进入预约页面，选择想要预约的时间段后点击提交（注:每次申请只能预约一个时间段）

5， 填写相应的预约内容后点击提交（注：请准确填写手机号，预约成功或失败后，系统将往该手机号上发送提醒短信）

移动端：

1， 选择吉大微服务小程序（公众号）进入办事大厅（或可扫二维码直接进入）

2， 进入办事大厅

3， 点击【全部事项】

4,点击【会议场馆预约】，进入会议场馆预约系统

5,选择需要预约的会议室，点击进入预约页面

6,点击【马上预约】，进入预约时间选择页面

7,点击【查看已预约时间】可以查看当前场馆已预约的时间段

8,选择时间后，点击提交进入填写申请页面，填写完相应预约内容后，即可提交申请，等待管理员审批（注：手机号请填写准确，管理员审核后会发送信息到该手机）